Automatisation pour les studios et écoles de danse

SmartBook est une solution cloud de réservation en ligne et de gestion pour les studios de danse de toute taille — d’une seule salle à plusieurs professeurs. Les élèves réservent des cours collectifs ou individuels via un formulaire sur le site ou depuis leur espace personnel, tandis que les administrateurs et professeurs disposent d’un calendrier unifié, du suivi de présence, des paiements et des rapports — tout au même endroit.

Le système gère des réglages précis de durée et de tarification des cours, des créneaux multiples (30/45/60/90 minutes), l’affectation à des salles et équipements spécifiques, les niveaux (Beginner/Intermediate/Advanced) et les tranches d’âge. Cela évite les chevauchements, équilibre l’occupation des salles et simplifie la planification des stages saisonniers.

Pourquoi les studios de danse choisissent SmartBook

Le système augmente le taux de remplissage des groupes, réduit les absences et simplifie l’administratif grâce à l’automatisation des processus clés :

• Réservation en ligne 24/7 : seuls les créneaux disponibles s’affichent selon la durée du cours, la salle et le professeur.
• Cours collectifs et particuliers : règles d’inscription flexibles, limite de places, fermeture rapide du groupe par l’administrateur.
• Plannings flexibles : par jours de semaine, par équipes/rotations ou par dates fixes pour chaque salle et professeur.
• Rôles et accès : professeur, manager, administrateur — uniquement les sections nécessaires.
• Rappels : notifications SMS et Telegram pour confirmations, reports et rappels avant cours.
• Paiements : séances à l’unité, cours/stages, tarifs fixes ou variables.
• Rapports : assiduité, chiffre d’affaires, montants en attente, efficacité des professeurs et occupation des salles.
• Fiche élève : historique de présence, niveau, cours d’essai, dettes et notes.

Un calendrier dense sans chevauchements

SmartBook construit un planning respectant la granularité de temps du professeur et la disponibilité de la salle. Si un cours dure 90 minutes, seuls des créneaux adaptés sont proposés, évitant les « trous » de 10–15 minutes entre les cours.

Toutes les modifications sont en temps réel : report, annulation, prolongation, changement de professeur ou de salle — la disponibilité est mise à jour instantanément, avec notification des élèves et de l’équipe.

Pour les cours collectifs, vous définissez une limite de places et pouvez clôturer rapidement le groupe lorsqu’il est complet. Pour les cours particuliers — choix du professeur, du niveau et de la salle selon l’occupation et les pauses.

Flexibilité selon les besoins de votre studio

SmartBook s’adapte facilement à vos processus et à votre planning :

• Une salle et un professeur — mise en route en 15 minutes.
• Plusieurs salles par rotations — charge équilibrée sans conflits d’horaires.
• Groupes par niveaux et âges — règles d’inscription et tarifs dédiés.
• Combinaison cours collectifs & cours particuliers pour chaque professeur : réservez des créneaux pour l’individuel et laissez des blocs pour les groupes.
• Stages et workshops — dates fixes, paiement au cours ou au forfait.
• Location de salles — planning de disponibilité, tarifs résidents et intervenants externes.

Congés, arrêts maladie et pauses techniques sont pris en compte dans le calendrier — la réservation à ces périodes est automatiquement bloquée, évitant erreurs humaines et doubles réservations.

Avantages pour propriétaires et administrateurs

• Accès depuis tout appareil : espaces administrateur, manager et professeur.
• Stockage cloud sécurisé, journalisation des actions et contrôle d’accès par rôles.
• Rapports par période : assiduité, chiffre d’affaires, montant attendu, panier moyen, efficacité des professeurs.
• Segmentation : par professeur, salle, style, groupe, élève, type de cours et statut.
• Modèles de cours récurrents et réservations rapides pour les groupes réguliers.
• Rappels SMS et Telegram — moins d’absences et de places vides.
• Suivi de présence : marquer présence/absence, reports selon les règles du studio.

Tous les indicateurs clés en un coup d’œil : occupation des salles, professeurs et styles populaires, dynamique des réservations et prévisions de revenus. Pilotez la croissance du studio en réduisant appels et coordinations manuelles.

Scénarios prêts à l’emploi pour votre studio

• Cours collectifs : durée fixe, limite de places, niveaux et tranches d’âge.
• Cours particuliers (Solo/Duo/Couple) : créneaux dédiés, tarifs et choix du professeur.
• Cours d’essai : tarif spécial/gratuit, proposition automatique des créneaux proches.
• Workshops et stages : paiement au forfait ou à la séance.
• Préparation de chorégraphies/mariage : longues sessions, check-lists et rappels.
• Location de salles : planning de disponibilité, tarifs résidents et intervenants externes.
• Répétitions d’équipes : réservations récurrentes par jours de semaine ou dates fixes.

Chaque scénario se configure en quelques minutes : définissez prix, durée, professeurs, salles et règles de créneaux — votre planning reste dense et prévisible, même en période de forte demande.